応募者管理と選考の可視化｜代行に任せる範囲と、自社に残すこと

学生は会社を知らないのではなく、そもそも選択肢として認識していない。認識されていない状態から始める以上、こちらから名指しで声をかける手段が要る。

丸投げでは成果は出ない

代行は、判断まで含めて任せる仕組みではない。誰を採るかという判断は自社に残し、手を動かす部分を任せるという切り分けが基本になる。

高機能なツールを入れる前に、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる状態を作るほうが先。

任せられる部分

検索条件の設計、プロフィールの確認、文面の作成、送信、日程調整。ここまでは外に出せる。実際、止まる原因になるのもこの部分である。

任せることで空いた時間を、面談と見極めに使えるようになる。これが代行を使う本来の効果になる。

ただし、これは一般的な傾向であって、自社の業種・地域・過去の採用実績によって最適解は変わる。数字を持っている会社は、必ず自社の実績を優先して判断してほしい。

自社に残ること

採用したい人物像、勤務条件、面談に出る社員の確保、内定を出す判断。ここは外に出せない。曖昧なまま任せると、期待と成果がずれる。

いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られるかどうかという点も、自社で決めておく必要がある。ここが決まっていないと、誰がやっても成果は出ない。

成果報酬という形

固定費として先に払う形は、採れなかった年の負担が重い。採用人数が年に数名の会社では、この振れ幅が経営判断を難しくする。

当社が提供しているOfferBox運用代行は完全成果報酬型で、入社の承諾に至ったときにのみ費用が発生する。始める段階での持ち出しがないため、判断がしやすい形にしている。

応募者管理と選考の可視化を自社の言葉にする

高機能なツールを入れる前に、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる状態を作るほうが先。

自社の話に落とすときは、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる、更新する担当と頻度が決まっている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、過去の選考の記録が残っているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

「送る相手を広げれば母数が増える」というのは数の上では正しいが、返信率と対応工数まで含めると割に合わないことが多い。

「一度型を作れば運用は楽になる」というのも、部分的にしか当たらない。学生の動きは年ごとに変わるので、型は毎年見直す前提で持っておきたい。

自社に当てはめて考える

ここからは自社の話になる。社内で答えが揃わない項目があれば、そこが手をつける場所だと考えてよい。

• いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られるかどうか
• 更新する担当と頻度が決まっているかどうか
• 過去の選考の記録が残っているかどうか
• ツールを入れる前に運用の型ができているかどうか

一つ選んだら、次の採用シーズンが始まる前に片づけておきたい。始まってからでは、日々の対応に追われて手をつけられなくなる。

よくある質問

Q. 運用が続きません。

止まる原因はほぼ例外なく工数です。文面の質でもサービスの良し悪しでもありません。週に確保できる時間を先に決めて、その時間で回る本数に運用を合わせるほうが続きます。

Q. 他の媒体と併用してもいいですか。

併用すること自体は問題ありませんが、工数の合計を見積もっておきたいところです。増やすなら、何かをやめる判断をセットにしないと、どれも中途半端になります。

Q. 返信が来た後の対応で気をつけることはありますか。

速さです。返信から日程確定までの往復が多いほど、そのまま消えていきます。候補日を先に3つ提示するか、予約用のURLを添えて、やりとりの回数を減らしておきたいところです。

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この記事のまとめ

うまくいっている会社が特別なことをしているとは限らない。当たり前のことを、学生から見て分かる形で言語化できているかどうかの差であることが多い。

この記事は、株式会社エージェントベストが新卒採用の支援で得た知見をもとに構成した実務向けの解説です。特定の企業の事例や、年によって変動する統計値は扱っていません。制度・市況・各サービスの仕様は変わりますので、実際の判断にあたっては一次情報をご確認ください。
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