人事1人の採用体制｜工数と費用、どこまでやるかの線引き
人手が足りないから採用する、という順番で動くと、必ず急いで決めることになる。急いだ採用は入社後にずれが出やすく、翌年また同じことを繰り返す。
費用より工数のほうが問題になる
人事1人の採用体制に取り組むとき、費用が障害になることは意外に少ない。止まる理由の大半は、担当者の時間が確保できないことである。
一人で回す前提なら、手法を増やすより捨てる判断のほうが重要になる。何をやらないかを先に決めるほど成果が出る。
工数を数えてみる
月に何時間かかるかを、着手前に見積もっておきたい。見積もらずに始めると、他の業務と衝突したときに真っ先に止まる。
見積もるときは、今年やらない手法を決めているかどうかという作業にかかる時間を実際に計ってみるとよい。想定の倍かかることは珍しくない。
ただし、これは一般的な傾向であって、自社の業種・地域・過去の採用実績によって最適解は変わる。数字を持っている会社は、必ず自社の実績を優先して判断してほしい。
費用の考え方
費用は、かけた額ではなく採用1人あたりに直して見る。媒体費や外注費だけでなく、担当者の人件費と、早期離職した場合の再採用まで含めて初めて実態になる。
前払いの費用は、結果が出なかった年にそのまま損失になる。数名規模の採用では、この当たり外れが読めないことが問題になる。
外に出すという選択
判断は自社に残し、手を動かす部分を外に出すという切り分けができる。工数が理由で止まるくらいなら、早めに外に出したほうが結果は出る。
当社のOfferBox運用代行は完全成果報酬型で、費用が発生するのは入社の承諾に至ったときだけである。固定費を増やさずに手法を一つ足せる形にしている。
人事1人の採用体制を自社の言葉にする
一人で回す前提なら、手法を増やすより捨てる判断のほうが重要になる。何をやらないかを先に決めるほど成果が出る。
自社の話に落とすときは、週に確保する採用の作業時間が曜日まで決まっている、今年やらない手法を決めている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。
あわせて、面接に使う固定の時間枠を先に押さえているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。
よくある誤解
「うまくいかなかったのは手法が悪かったから」と結論づけると、次も同じところでつまずく。設計が間違っていたのか、設計は正しいが実行できていなかったのか、実行する人手がなかったのか。この3つは切り分けて考えたい。
「人事1人の採用体制は人事の仕事」という切り分けも、中小企業では機能しにくい。配属先の上長が何を任せたいかを言語化していないと、判断の基準が作れない。
「前任者のやり方を踏襲する」のは安全に見えて、実は理由が分からないまま続けることになる。なぜその手法を選んだのかを確認できないなら、いったん前提を置き直したほうがよい。
自社に当てはめて考える
実行に移す前に、いまの状態を書き出しておきたい。書き出してみると、思っていたより決まっていないことが見つかる。
- 週に確保する採用の作業時間が曜日まで決まっているかどうか
- 今年やらない手法を決めているかどうか
- 面接に使う固定の時間枠を先に押さえているかどうか
- 外に出す作業と社内に残す判断の線引きができているかどうか
答えが人によって違う項目があれば、それ自体が発見である。社内で認識が揃っていないまま選考を進めると、面接官ごとに評価がぶれる。
よくある質問
Q. 人事1人の採用体制に、どのくらいの時間をかけるべきですか。
確保できる時間を先に決めて、その時間で回る量に合わせるのが原則です。逆に、やることに合わせて時間を捻出しようとすると、繁忙期に止まります。止まった取り組みは、やっていないのと同じ結果になります。
Q. 他社の事例をそのまま真似してもいいですか。
規模・業種・地域が違うと、同じ打ち手でも効き方が変わります。事例は「何をやったか」ではなく「なぜそれを選んだか」を読み取って、自社の条件に翻訳して使うほうが外しません。
Q. 複数の課題が同時にあります。どれからやるべきですか。
採用の流れの上流にあるものからです。母集団が足りていない状態で選考の設計を磨いても、効果は限定的になります。逆に、上流が足りているのに終盤で落ちているなら、選考側から手をつけます。
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この記事のまとめ
全部を一度にやる必要はない。この記事のなかで、自社がまだ手をつけていないものを一つだけ選んで、次の採用シーズンの頭に置いてみてほしい。
この記事は、株式会社エージェントベストが新卒採用の支援で得た知見をもとに構成した実務向けの解説です。特定の企業の事例や、年によって変動する統計値は扱っていません。制度・市況・各サービスの仕様は変わりますので、実際の判断にあたっては一次情報をご確認ください。
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