開封率・返信率の改善｜人手が足りない会社のやり方
採用の相談を受けると、多くの会社が手法の話から始める。ところが実際に効くのは、誰に向けて何を伝えるかを決め直すという、手法より前の段階であることが多い。
増やすより、絞る
月に数時間しか割けないなら、やることを増やすほど全体の成果は落ちる。先に決めるべきは、やらないことのほうである。
開封されない原因と、開封されたのに返信がない原因はまったく別。どちらの問題かを切り分けてから手を打つ。
時間を先に固定する
空いた時間にやろうとすると、採用は必ず後回しになる。週のどこかに枠を固定して、そこだけは動かさない運用にしたほうが続く。
規模は時間に合わせる。順番を逆にして、やりたい量に時間を寄せようとすると必ず無理が出る。
なお、ここで挙げた順番が唯一の正解ではない。すでに手をつけている部分があるなら、そこは飛ばして次に進んでいただきたい。
属人性を減らす
一人で回していると、その人が動けなくなった時点で全部止まる。手順を書き出して、誰がやっても同じ水準になる状態にしておきたい。
開封・返信・面談の3段階を分けて記録しているかどうかという部分だけでも手順にしておくと、繁忙期に止まりにくくなる。
判断だけ残して手は外に出す
抱え込まずに分けたい。採否は社内で決め、作業は外に出す。この形なら一人でも運用は止まらない。
当社が提供しているOfferBox運用代行は、ターゲットの設計から文面作成、送信、日程調整までを代行する。完全成果報酬型なので、入社の承諾に至るまで費用は発生しない。
開封率・返信率の改善を自社の言葉にする
開封されない原因と、開封されたのに返信がない原因はまったく別。どちらの問題かを切り分けてから手を打つ。
自社の話に落とすときは、開封・返信・面談の3段階を分けて記録している、件名を変えたときの開封率の変化を見ている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。
あわせて、一度に変える箇所を一つに絞っているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。
よくある誤解
「登録すれば学生から反応が来る」という期待も、掲載型のサービスと混同している。オファー型は企業側の作業量がそのまま結果に直結するので、誰が何時間やるかを先に決めておく必要がある。
「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。
「送る相手を広げれば母数が増える」というのは数の上では正しいが、返信率と対応工数まで含めると割に合わないことが多い。
自社に当てはめて考える
読んだ内容を実際に動かすには、自社の現状を確認しておく必要がある。次の項目に答えられるかどうかを見てほしい。
- 開封・返信・面談の3段階を分けて記録しているかどうか
- 件名を変えたときの開封率の変化を見ているかどうか
- 一度に変える箇所を一つに絞っているかどうか
- 日程調整の往復回数を数えているかどうか
確認した内容は、配属先の上長にも共有しておきたい。採用担当だけが把握している状態だと、判断が必要になったときに止まる。
よくある質問
Q. いつから送り始めればいいですか。
学生が動く時期から逆算して決めます。早い時期は返信率が読みにくく、遅い時期は他社と重なります。どちらにしても、送り始めてから型が固まるまでに1〜2か月はかかる前提で計画したいところです。
Q. 返信が来た後の対応で気をつけることはありますか。
速さです。返信から日程確定までの往復が多いほど、そのまま消えていきます。候補日を先に3つ提示するか、予約用のURLを添えて、やりとりの回数を減らしておきたいところです。
Q. 面談に出る社員を確保できません。
毎週この曜日のこの時間は面談に使う、と先に決めて押さえておくのが確実です。返信が来てから調整しようとすると、必ず日程が後ろにずれます。
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この記事のまとめ
やることを一つ決めたら、いつまでに誰がやるかまで書き出しておきたい。担当と期限のない改善案は、翌年の反省会でもう一度同じ言葉で出てくる。
この記事は、株式会社エージェントベストが新卒採用の支援で得た知見をもとに構成した実務向けの解説です。特定の企業の事例や、年によって変動する統計値は扱っていません。制度・市況・各サービスの仕様は変わりますので、実際の判断にあたっては一次情報をご確認ください。
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