OfferBox運用代行｜人手が足りない会社のやり方
学生が知りたいのは会社の実績ではなく、自分がそこで何をするかである。この一点に答えていない情報は、どれだけ量があっても判断材料にならない。
増やすより、絞る
月に数時間しか割けないなら、やることを増やすほど全体の成果は落ちる。先に決めるべきは、やらないことのほうである。
運用代行は工数を外に出すことが目的ではなく、毎週まわし続ける状態を作ることが目的。何を任せて何を残すかの線引きが要る。
時間を先に固定する
空いた時間にやろうとすると、採用は必ず後回しになる。週のどこかに枠を固定して、そこだけは動かさない運用にしたほうが続く。
固定した時間で回る量に、取り組みの規模を合わせる。逆に、規模に合わせて時間を捻出しようとすると破綻する。
なお、他社がやっているという理由だけで手法を増やすのは避けたい。工数が分散し、どれも中途半端になるほうが採用にとっては痛手になる。
属人性を減らす
一人で回していると、その人が動けなくなった時点で全部止まる。手順を書き出して、誰がやっても同じ水準になる状態にしておきたい。
任せる範囲と自社に残す判断の線引きができているかどうかという部分だけでも手順にしておくと、繁忙期に止まりにくくなる。
判断だけ残して手は外に出す
すべてを自分でやる必要はない。誰を採るかという判断は社内に残し、手を動かす部分は外に出すという切り分けができる。
当社のOfferBox運用代行では、対象の設計・文面の作成・送信・日程調整までを引き受けている。完全成果報酬型で、入社の承諾に至るまで費用はかからない。
OfferBox運用代行を自社の言葉にする
運用代行は工数を外に出すことが目的ではなく、毎週まわし続ける状態を作ることが目的。何を任せて何を残すかの線引きが要る。
自社の話に落とすときは、任せる範囲と自社に残す判断の線引きができている、求める人物像と勤務条件が文章になっている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。
あわせて、面談に出られる社員と曜日が決まっているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。
よくある誤解
「スカウトは数を送れば当たる」という前提で始めると、たいてい途中で止まる。送信数を目標にすると個別化の手間が削られ、返信率が落ちるという逆の結果になりやすい。
「一度やってみて成果が出なかったからもうやらない」という判断は早いことが多い。止まった理由が工数なのか、対象設定なのか、文面なのかを切り分けないと、次に何を変えればよいか分からない。
「条件の良い会社が勝つ」という前提も、スカウトの場面では当てはまりにくい。個別に声をかけられたという事実自体が、条件の比較とは別の軸で働く。
自社に当てはめて考える
ここからは自社の話になる。社内で答えが揃わない項目があれば、そこが手をつける場所だと考えてよい。
- 任せる範囲と自社に残す判断の線引きができているかどうか
- 求める人物像と勤務条件が文章になっているかどうか
- 面談に出られる社員と曜日が決まっているかどうか
- 成果の定義（何をもって成功とするか）が合意できているかどうか
項目を埋めた結果は記録に残しておく。翌年の担当者が同じところから考え直さずに済むのは、この記録があるかどうかで決まる。
よくある質問
Q. 勤務地が地方であることは、いつ伝えるべきですか。
最初の文面で伝えます。伏せたまま面談まで進めても、そこで辞退されるだけです。先に出せば対象は絞られますが、残った学生の歩留まりは上がります。
Q. テンプレートを使うと機械的に見えませんか。
テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作ります。骨格を固定して、冒頭の「なぜあなたなのか」の部分だけ毎回書く、という使い方であれば機械的にはなりません。
Q. いつから送り始めればいいですか。
学生が動く時期から逆算して決めます。早い時期は返信率が読みにくく、遅い時期は他社と重なります。どちらにしても、送り始めてから型が固まるまでに1〜2か月はかかる前提で計画したいところです。
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この記事のまとめ
採用の設計は、一度作ったら終わりではない。毎年の結果を見て、どこを変えてどこを変えないかを決める作業そのものが設計である。
この記事は、株式会社エージェントベストが新卒採用の支援で得た知見をもとに構成した実務向けの解説です。特定の企業の事例や、年によって変動する統計値は扱っていません。制度・市況・各サービスの仕様は変わりますので、実際の判断にあたっては一次情報をご確認ください。
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