スカウトテンプレートの運用｜よくある失敗と避け方
施策を増やしても採用人数が増えないのは、工数が分散しているからである。手を広げるほど一つあたりの密度が下がり、どれも決め手にならなくなる。
登録しただけで止まる
止まっている場所はたいてい送信である。読む・選ぶ・書くの3工程がそれぞれ時間を食うので、片手間では回らない。
テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。
同じ文面を送り続ける
手応えがないのに同じ文面を続けると、時間だけが減っていく。週に一度は数字を見て、直す箇所を決めたい。
逆に、毎回全部を書き換えるのも問題になる。何が効いたのか分からなくなるため、変えるのは一度に一か所にしたい。
ここで書いていることは、採用人数が年に1〜2名の会社と、10名以上採る会社とでは重みが変わる。自社の規模に合わせて、どこまでやるかを決めていただきたい。
条件を隠して進める
条件を伏せて会っても、その場で断られる。使った時間が戻らないうえ、隠していたという印象だけが残る。
職種ごとにテンプレートを分けているかどうかという点は、最初の接触の段階で伝えておくほうが結果的に早い。
確認しておきたいこと
始める前、あるいは見直すときに、次の点を確認したい。
- テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
- 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
- 変更したときに履歴を残しているかどうか
- 個別化に使う時間を確保できているかどうか
スカウトテンプレートの運用を自社の言葉にする
テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。
自社の話に落とすときは、テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けている、職種ごとにテンプレートを分けている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。
あわせて、変更したときに履歴を残しているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。
よくある誤解
「登録すれば学生から反応が来る」という期待も、掲載型のサービスと混同している。オファー型は企業側の作業量がそのまま結果に直結するので、誰が何時間やるかを先に決めておく必要がある。
「テンプレートを作れば効率が上がる」というのは半分正しい。骨格を固定して個別化に時間を使うなら効率は上がるが、全文を使い回すと返信が消える。
「条件の良い会社が勝つ」という前提も、スカウトの場面では当てはまりにくい。個別に声をかけられたという事実自体が、条件の比較とは別の軸で働く。
自社に当てはめて考える
最後に、自社の状態を点検する項目を挙げておく。全部を同時に埋める必要はなく、影響が大きそうなものを一つ選べば十分である。
- テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
- 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
- 変更したときに履歴を残しているかどうか
- 個別化に使う時間を確保できているかどうか
確認した内容は、配属先の上長にも共有しておきたい。採用担当だけが把握している状態だと、判断が必要になったときに止まる。
よくある質問
Q. テンプレートを使うと機械的に見えませんか。
テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作ります。骨格を固定して、冒頭の「なぜあなたなのか」の部分だけ毎回書く、という使い方であれば機械的にはなりません。
Q. 運用が続きません。
止まる原因はほぼ例外なく工数です。文面の質でもサービスの良し悪しでもありません。週に確保できる時間を先に決めて、その時間で回る本数に運用を合わせるほうが続きます。
Q. 代行に任せると社内にノウハウが残らないのでは。
判断を自社に残していれば残ります。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるかを自社で決めて、手を動かす部分だけを任せる形なら、運用の勘所は社内に蓄積されます。
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この記事のまとめ
採用は担当者の努力だけで決まる仕事ではない。経営の意思決定と現場の協力が要る以上、社内で共有できる形に書き出しておくことが先決になる。
この記事は、株式会社エージェントベストが新卒採用の支援で得た知見をもとに構成した実務向けの解説です。特定の企業の事例や、年によって変動する統計値は扱っていません。制度・市況・各サービスの仕様は変わりますので、実際の判断にあたっては一次情報をご確認ください。
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